Datenschutz bei der KI-Telefonassistenz

1. Verantwortlich ist Ihre Praxis

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Praxis, die Sie angerufen haben. Sie nennt sich zu Beginn des Gesprächs. Ihre Kontaktdaten und ihre eigene Datenschutzerklärung finden Sie auf der Webseite der Praxis.

bissig one stellt die Software bereit und verarbeitet die Daten im Auftrag der Praxis (Art. 28 DSGVO). Fragen und Anträge zu Ihren Daten richten Sie am besten direkt an die Praxis.

2. Keine Aufzeichnung

Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Der Inhalt wird als Text festgehalten, damit sich das Praxisteam um Ihr Anliegen kümmern kann.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Ihre Telefonnummer
• der Inhalt des Gesprächs als Text
• wenn Sie sie nennen: Name, Geburtsdatum, Terminwunsch und der Anlass Ihres Anrufs

4. Wozu und auf welcher Grundlage

Die Assistentin vereinbart, verschiebt und sagt Termine ab und nimmt Nachrichten für das Praxisteam auf.

• Termine und Anliegen von Patientinnen und Patienten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen); soweit Sie Angaben zu Ihrer Gesundheit machen, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.
• Sonstige Anrufe und die telefonische Erreichbarkeit der Praxis: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Jederzeit ein Mensch

Die Assistentin trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Sie können jederzeit sagen, dass Sie mit dem Praxisteam sprechen möchten: Ist das Team erreichbar, verbindet die Assistentin Sie, sonst nimmt sie einen Rückrufwunsch auf.

6. Dienstleister

Die Praxissoftware läuft auf einem Server in der Praxis. Für das Telefonat setzt bissig one diese Dienstleister als Unterauftragsverarbeiter ein:

• Twilio (USA): Telefonie und Versand von SMS
• ElevenLabs (USA): Spracherkennung, Sprachausgabe und Gesprächsführung durch ein Sprachmodell
• Cloudflare (USA): geschützte Verbindung zwischen dem Sprachdienst und dem Praxisserver
• nur wenn Sie den Link per WhatsApp erhalten: WhatsApp (Meta)

7. Übermittlung in die USA

Twilio, ElevenLabs und Cloudflare verarbeiten Daten auch in den USA. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Twilio und Cloudflare sind zudem unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Twilio verfügt außerdem über genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules).

8. Speicherdauer

• ElevenLabs: Der Gesprächstext wird nach 90 Tagen gelöscht. Eine Tonaufnahme wird nicht gespeichert.
• Twilio: Verbindungsdaten und SMS werden nach den Fristen des Dienstes gelöscht, SMS-Inhalte spätestens nach 13 Monaten.
• In der Praxis: als Text in der Praxissoftware, solange es für Ihr Anliegen und für die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten der Praxis erforderlich ist.

9. Der Link per SMS oder WhatsApp

Auf Wunsch schickt Ihnen die Assistentin den Link zu dieser Seite an die Handynummer, von der Sie anrufen. Die Nachricht enthält nur den Namen der Praxis und den Link.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an die Praxis.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für die Praxis zuständigen Behörde des jeweiligen Bundeslandes.